Analýza pracovního místa

Ing. Martin Dudek
Katedra kontroly a řízení jakosti, VŠB-TU Ostrava

 

Analýza pracovního místa je proces získání informací o pracovním místě a jejich následné vyhodnocování. Existuje prakticky 5 hlavních důvodů, které motivují firmu provádět analýzu pracovního místa:

1) Vytvořit popisy pracovních míst (např. v souvislosti se zavedením systému jakosti podle ISO ř. 9000).
2) Provést analýzu u současně existujících pracovních míst s cílem posoudit možnosti zvýšení produktivity práce.
3) Zjistit, co zaměstnanci opravdu dělají a porovnat to s tím, co by měli dělat.
4) Vznik nového pracovního místa.
5) Naplňování předpokládaných potřeb zákazníků, odběratelů a jiných zainteresovaných stran.

Zdroje informací

Pro analýzu pracovního místa je nutné mít potřebné zdroje informací, ze kterých čerpáme. Ve firmě existuje 5 základních zdrojů informací, ze kterých můžeme čerpat:

1) Bezprostředně nadřízení zaměstnanci (mistři, vedoucí oddělení apod.) pro pracovní místo. Ti by měli být schopni popsat účel pracovního místa, hlavní vykonávané činnosti na pracovním místě, odpovědnosti a pravomoci zaměstnance, způsob hodnocení, bezpečnostní rizika a další důležité informace.
2) Zaměstnanec pracující na daném pracovním místě.
3) Organizační schéma a dokumentace organizace (pracovní postupy, příručky a manuály pro ovládání zařízení a strojů a další dokumenty).
4) Informace získané pozorováním zaměstnanců při práci.
5) Informace získané z benchmarkingu, analýz rozvoje odvětví, technologií, apod.

Sběr informací

Získávat informace o pracovním místě lze formou rozhovoru, písemnou formou, pozorováním a studiem podkladů a dokumentace organizace.

Rozhovor
Popis:
Tazatel klade dotazovanému otázky s cílem získat potřebné informace. Rozhovor je postaven na základě logicky navazujících otázek. Otázky musí být srozumitelné a musí být formulovány tak, aby na ně bylo možné jednoduše a stručně odpovědět. Důležité je vyhýbat se otázkám, které by mohly poskytnout zavádějící odpověď. Rozhovor zároveň musí umožnit zaměstnanci pracujícímu na daném pracovním místě vyjádřit své pocity z práce.

Typ:
- strukturovaný - tazatel má předem připravený seznam otázek. Všem dotazovaným jsou kladeny stejné otázky,
- nestrukturované - různí dotazovaní odpovídají na různé otázky. Rozhovor může mít širší rozměr.

Použití:
- získání informací o tom, co zaměstnanec dělá (činnosti, operace, apod.),
- získání informací o časové náročnosti jednotlivých operací,
- získání informací o nárocích na kvalifikaci a odbornou způsobilost, která je kladena na zaměstnance pro dané pracovní místo,
- získání informací o metodách a nástrojích, které zaměstnanec používá,
- k odhalení problémových míst,
- k získání informací týkající se motivace zaměstnance, ad.

Nároky na tazatele:
- schopnost formulovat otázky,
- schopnost navodit atmosféru důvěry,
- nestrannost a nezávislost.
 
Výhody rozhovoru:
- více objektivní,
- lze získat všechny potřebné informace.

Nevýhody rozhovoru:
- časově náročné,
- klade velké nároky na dovednosti tazatele,
- náročné na zpracování získaných odpovědí.


Písemná forma - dotazníky, seznamy
Popis:
Autor dotazníku zjišťuje informace od zaměstnance formou odpovědí na písemně definované otázky. Důraz musí být kladen na formulaci otázek. Dotazník může vyplňovat jak zaměstnanec pracující na daném pracovním místě tak vedoucí pracovník nejblíže nadřízený pro dané pracovní místo.

Typy:
a) s otevřenými odpověďmi - odpovědi jsou formulované slovně,
b) s vynucenými odpověďmi - buďto dvoustavové (ano-ne), nebo s Likertovým formátem (odpovědi jsou dány, přiřazujeme číslo určující váhu odpovědi od pozitivní do negativní úrovně).

Nároky na tazatele:
- schopnost jasně a srozumitelně formulovat otázky,
- schopnost sestavit seznam otázek, které umožní získat kvalifikované odpovědi,
- schopnost analýzy dat.

Výhody dotazníku:
- rychlost získaných informace,
- nízké náklady,
- možnost získaní velkého množství informací,
- u dotazníků s vynucenými odpověďmi lze provést rychlé a snadné vyhodnocení zejména s využitím PC.

Nevýhody dotazníku:
- přesnost a objektivita závisí na ochotě dotazovaných,
- časově náročnější je příprava dotazníku a vyhodnocování získaných informací u dotazníků z otevřenými odpověďmi.
 

Pozorování
Popis:
Pozorovatel sleduje chování zaměstnance přímo na pracovišti. Metoda pozorování je vhodná pro manuální práce, které nezahrnují vysoký počet klíčových operací. Sleduje se co zaměstnanec dělá a kolik času mu jednotlivé operace zaberou. Metoda je použitelná zejména u dělnických profesí.

Typy:
a) zjevné – pozorovatel sdělí pracovníkovi svůj záměr a může požádat pracovníka o pomoc,
b) skryté – pracovník není předem informován.

Nároky na pozorovatele:
- schopnost dokonale popsat jednotlivé děje, operace a chování zaměstnance,
- schopnost rozpoznat problémové situace a umět je popsat,
- schopnost vyhodnotit získané informace.

Výhody pozorování:
- lze dobře popsat pracovní náplň,
- možnost odhalení nečekaných skutečností,
- informace nejsou zkresleny zaměstnancem pracujícím na daném pracovním místě,
- lze lépe určit kritéria pro hodnocení výkonu.

Nevýhody pozorování:
- časově velmi náročné,
- finančně nákladné,
- nelze uplatnit u vysoce kvalifikovaných profesí vyžadující zejména duševní aktivitu,
- výsledky pozorování mohou být ovlivněny pocity pozorovatele,
- někdy nutnost opakovat pozorování pro potvrzení některých skutečností.


Studium dokumentace

Popis:
K získání informací slouží analytikovi zejména organizační struktura, pracovní postupy, návody k obsluze strojů, směrnice, popř. jiná dokumentace. Studiem materiálů lze získat zejména informace o postavení zaměstnance (pracujícím na daném pracovním místě) v organizační struktuře a jeho vazbě k nadřízeným a podřízeným zaměstnancům, míru odpovědností a pravomocí, apod. Na základě studia pracovních postupů a příruček pro ovládání strojů a zařízení lze určit, jakou musí mít zaměstnanec kvalifikaci a odborné předpoklady pro práci na daném pracovním místě.

 

Nároky na analytika:
- schopnost orientace v záznamech,
- schopnost nalézt vztahy mezi různými druhy informací.

 

Výhody:
- lze získat informace pro určení požadavků na kvalifikaci a odbornou způsobilost u zaměstnance vykonávajícího práci na daném pracovním místě,
- lze získat důvěryhodné informace.

 

Nevýhody:
- časově náročná,
- při studiu návodů a příruček k obsluze je nutná dostatečná odborná zdatnost analytika, který analýzu a její vyhodnocení provádí.
 

 

 

Volba metody

Volba metody je zejména závislá na důvodu, proč analýzu pracovního místa děláme (viz výše); informačním zdroji, ze kterého čerpáme; časových možnostech a odborné zdatnosti člověka, který analýzu pracovního místa provádí.
 
 

Vyhodnocení získaných informací
 
Vyhodnocování výsledků analýzy pracovního místa by mělo být provedeno tak, aby bylo možné posoudit:

 

Význam analýzy pracovního místa

Výsledky získané analýzou pracovního místa jsou základem a nejlepším zdrojem informací pro vytvoření popisu pracovního místa.

 

Literatura:

SWANSON A.R.: Analysis for Improving Performance. San Francisco. Berrett-Koehler Publishers. 1994. 286 s.
ARMSTRONG M.: Personální management. Praha.Grada. 1999. 970 s.
 

Kontakt na autora:
Martin.Dudek@cbox.cz