Hodnocení způsobilosti zaměstnanců

Hodnocení způsobilosti zaměstnance umožňuje posoudit, zda je zaměstnanec schopen vykonávat danou práci dobře.

Organizace, která chce uplatňovat principy TQM a používá pro samohodnocení anebo srovnávání se s konkurencí EFQM model výjimečnosti, je nucena zabývat se posuzováním znalostí a dovedností svých zaměstnanců. Kritérium „Lidé“ v EFQM modelu výjimečnosti se zabývá řízením, rozvíjením a uvolňováním znalostí a celkového potenciálu zaměstnanců organizace - včetně jednotlivců a týmů - jakož i plánováním rozvoje lidských zdrojů při naplňování politiky a strategie, a v zájmu efektivního vykonávání procesů. V dílčím kritériu 3b se hodnotí, jak jsou znalosti a kompetence lidí identifikovány, udržovány a rozvíjeny.

S příchodem norem ISO 9000:2000 se posuzování způsobilosti zaměstnanců stane aktuální i pro organizace, které mají zaveden systém jakosti podle norem ČSN ISO ř. 9000 a budou pochopitelně nuceny svůj systém zabezpečování jakosti přizpůsobit novým požadavkům.

V kapitole 6.2.1 normy ISO 9001:2000 s názvem „Pověření pracovníků“, je uvedeno:
„Pracovníci, kteří jsou pověřeni odpovědnostmi definovanými v systému řízení jakosti, musí být způsobilí na základě aplikovaného vzdělání, výcviku, dovedností a zkušeností".

A dále v kapitole 6.2.2 s názvem „Výcvik, povědomí a způsobilost“, je v bodě a) uvedeno:
„Organizace musí identifikovat potřeby týkající se způsobilosti pracovníků, kteří provádějí činnosti ovlivňující jakost".

V navrhované normě ISO 9004:2000 (Směrnice pro zlepšování) je v kapitole 6.2.1 „Zapojení pracovníků" mimo jiné uvedeno:
„Organizace má v zájmu dosahování cílů a stimulování inovací podporovat zapojení svých pracovníků prostřednictvím identifikování potřeb z hlediska odborné způsobilosti pro každou činnost v procesu".

A dále v kapitole 6.2.2.1 s názvem „Odborná způsobilost" je uvedeno:
„Organizace má identifikovat odbornou způsobilost potřebnou pro každou činnost, která ovlivňuje její výkonnost, má posoudit odbornou způsobilost svých pracovníků, kteří tyto činnosti vykonávají, a vyvinout plány na vyplnění všech mezer.Tato identifikace má být založena na analýze současných a očekávaných potřeb organizace ve srovnání se skutečnou odbornou způsobilostí jejich pracovníků". [2]

Co se týká identifikace a posuzování způsobilosti zaměstnanců u našich organizací, lze výstižně použít jedno anglické úsloví, které říká:
„Problem is that they don´t know what they know.. (problém je, že nevědí co vědí..) [3]

Dosud většina organizací neměla důvod zabývat se plošným posuzováním způsobilosti svých zaměstnanců. Jednou z možností, která byla dosud využívána pro posouzení způsobilosti, byla a je personální certifikace pro vybrané funkce.

Certifikace personálu

Jednou z možností, jak ověřovat způsobilost lidských zdrojů je certifikace personálu. Certifikaci provádějí certifikační místa, která musí být akreditována u národního akreditačního orgánu. V České republice akreditaci provádí Český institut pro akreditaci (ČIA).

Certifikaci personálu lze chápat jako nezávislé posuzování způsobilosti pracovníků zastávat určitou funkci.[4]

Nezávislost posuzování je garantována především tím, že certifikace personálu je zásadně vykonávána institucemi, které samy neorganizují vzdělávací programy a jsou pro činnosti personální certifikace obecně uznány (akreditovány).

Z možných přístupů k certifikaci jsou významné zejména následující dva:
a) certifikace personálu v modelu City and Guilds
b) certifikace personálu dle harmonizovaného schématu EOQ.
 

Certifikace personálu v modelu City and Guilds
Bližší informace naleznete zde.

 
Certifikace personálu dle harmonizovaného schématu EOQ

Náročnost budování systému jakosti dle koncepce ISO a účinnost jejich certifikace podle norem ISO řady 9000 neodpovídá přesně filozofii TQM. Organizace, které se nespokojí pouze s koncepcí ISO, ale chtějí se vydat na cestu k TQM musí splňovat mnohem náročnější kritéria, zejména pak v oblasti lidských zdrojů. S příchodem norem ISO ř. 9000:2000 se však nároky na lidské zdroje podstatně zvýši i v systémech jakosti řídících se těmito normami.

V Evropě se certifikací personálu pro management jakosti zabývá EOQ (European Organization for Quality). Ta se snaží o sjednocení podmínek certifikace v rámci celé Evropy a v roce 1994 vypracovala a zveřejnila tzv. Harmonizované schéma pro registraci a certifikaci personálu v oblasti managementu jakosti. Tato nejstarší organizace zabývající se jakostí zastřešuje národní certifikační orgány pro certifikaci personálu v celé Evropě. Je třeba uvést, že certifikace personálu je prováděna jen na národních úrovních.

Schéma definuje požadavky a postupy pro tři funkce:

• manažer jakosti
• odborník jakosti
• auditor jakosti.

Žadatelé o certifikát na některou z funkcí musí splňovat předem daná kvalifikační kritéria, zahrnující:
a) obecné vzdělání (vysokoškolské, resp. ekvivalentní)
b) praxe v oboru (s přesně vymezenou dobou praxe v oblasti řízení jakosti)
c) speciálního vzdělávání v řízení jakosti (až 200 hod. kurzy mimo vysoké školy)
d) plnění dalších požadavků na auditory jakosti v souladu s normou ČSN ISO 10011-2.

Věkové omezení není schématem stanoveno.

Od 1. 1. 1997 platí přísnější pravidla pro získáni certifikátu. Např. certifikát na auditora jakosti může získat pouze ten, kdo již má certifikát na manažera nebo odborníka jakosti. Samotnou certifikaci vykonávají certifikační orgány, splňující požadavky normy ČSN EN 45013, pro tyto účely akreditované národním akreditačním orgánem (tj. Českým institutem pro akreditaci) a opět uznané EOQ.

Certifikační zkouška má zásadně písemnou a ústní část. V písemné části je nutné odpovědět na určitý počet testových otázek a vypočítat příklady z oblasti statistických metod. Ústní část obsahuje obhajobu projektové práce, rozpravu před hodnotící komisí a řešení případových studií.

Platnost certifikátu je tři roky a u funkcí manažer jakosti a odborník jakosti může být prodloužena maximálně jednou na další tři roky. Certifikát auditora jakosti nemůže být prolongován.

V České republice pracuje v současnosti několik certifikačních orgánů pro certifikaci personálu, akreditovaných Českým institutem pro akreditaci. Tyto certifikační orgány zajišťují certifikaci pro různé funkce. Pro oblast managementu jakosti to například mohou být:

• Manažer jakosti
• Odborník jakosti
• Auditor jakosti interní
• Auditor jakosti externí
<>Manažer ekologie (pro firmy, jenž mají systém dle normy ČSN ISO 14001) a další.

Certifikaci personálu lze obvykle provádět jen pro vybrané funkce a tedy pro omezený počet zaměstnanců. A jak již bylo zmíněno s příchodem norem ISO ř. 9000:2000 se stane aktuální posuzování způsobilosti všech zaměstnanců.

Jednou z možností, jak identifikovat a posuzovat způsobilost všech zaměstnanců organizace, je provádět pravidelné (nejlépe každoroční) hodnocení způsobilosti zaměstnanců podle jednotného modelu.
 

Obecný model hodnocení způsobilosti zaměstnance

Hodnocení způsobilosti zaměstnance rozhodně nelze chápat jako hodnocení zaměstnance podle dosahovaných výsledků. Při hodnocení způsobilosti zaměstnance je nutné přihlížet k současným i budoucím potřebám organizace. Při tomto hodnocení by se mělo prokázat, jaké má zaměstnanec znalosti a dovednosti, a jak tyto znalosti a dovednosti uplatňuje při své práci.

Princip navrženého modelu pro hodnocení způsobilosti zaměstnance

Zde je navržen model, kde se způsobilost zaměstnance hodnotí podle deseti základních kritérií:
1) Odborné znalosti a dovednosti (dosažené vzdělání, certifikace, osvědčení)
2) Technické znalosti a dovednosti (obsluha strojů a zařízení)
3) Znalost metod a nástrojů pro zlepšování
4) Praxe
5) Manažérské schopnosti (rozhodovací schopnosti, kritické uvažování, organizační schopnosti, sebekontrola, a další)
6) Schopnost nést zodpovědnost
7) Schopnost jednat s lidmi (např. získání zákazníků)
8) Schopnost týmové práce
9) Znalost interních postupů, předpisů, směrnic, norem, apod.
10) Znalost externích předpisů, vyhlášek, norem, apod.

Každé kriterium je vhodné ocenit 100 body. Pro hodnocení jednotlivých funkcí je vhodné každé kritérium rozdělit na dílčí subkritéria, podle kterých pak lze objektivněji zaměstnance hodnotit. Každé subkritérium má přiděleno část ze sta bodů vyčleněných pro dané kritérium. Součet bodů za subkritéria v rámci jednoho kritéria musí činit sto bodů. Každá funkce může mít pochopitelně nadefinována jiná subkritéria a i jejich počet může být různý.

Je naprosto zřejmé, že jednotlivá kritéria budou mít u různých funkcí různou váhu, respektive bude na ně kladen jiný důraz. Například u personálního ředitele bude kladen větší důraz na schopnost jednat s lidmi než na technické znalosti a dovednosti, u automechanika budou důležitější technické znalosti a dovednosti než manažérské schopnosti apod. Aby byla zajištěna objektivita hodnocení a tím i důvěryhodnost získaných výsledků je vhodné pro každou funkci určit váhu jednotlivých kritérií pomocí koeficientu. Součet všech koeficientů musí být roven 10, neboť celkem máme 10 kritérií, podle kterých hodnotíme.

Výsledné hodnocení pro jedno kritérium tedy získáme: bodový zisk pro příslušné kritérium * příslušný koeficient. Součtem těchto výsledných hodnocení získáme celkový počet bodů, na jehož základě posoudíme způsobilost daného zaměstnance. Maximálně může zaměstnanec obdržet 1000 bodů.

Model takového hodnocení lze názorně zobrazit pomocí tabulky, která může sloužit jako formulář pro hodnocení jednotlivých zaměstnanců a měla by být součástí dokumentace pro každou funkci. Viz příloha
 

Postup hodnocení

Hodnocení způsobilosti zaměstnance provádí jeho nejbližší nadřízený. Toto hodnocení by mělo být prováděno nejméně jedenkrát za rok.

Při hodnocení zaměstnance se postupuje po jednotlivých kritériích a sleduje se, jaké má zaměstnanec znalosti a zejména, jak je využívá při své práci. Přidělování bodů pro jednotlivá kritéria se provádí podle zvolené stupnicí. Například může být zvolena stupnic:

0 bodů - žádné znalosti (dovednosti, schopnosti, apod.)
20 bodů – nedostatečné znalosti
40 bodů – malé znalosti
60 bodů – dobré znalosti
80 bodů – velmi dobré znalosti
100 bodů – výborné znalosti.
U subkritérií by byla obdobným způsobem uplatněna zvolená stupnice. Pochopitelně bodové hodnocení by bylo jiné.

Například u kritéria 3 „Znalost metod a nástrojů pro zlepšování“ by mezi subkritéria mohla být mimo jiné zařazena i Paretova analýza s přidělenými 20 body. Pokud by hodnotitel ocenil znalosti zaměstnance stupněm „znalosti dobré“, byl by bodový zisk za toto subkritérium 12 bodů.

Je nutné, aby byl stanoven minimální počet bodů, které zaměstnanec musí získat u jednotlivých kritérií, aby byl považován za způsobilého, bez ohledu na bodový zisk v dalších kritériích. V tomto použitém modelu (kde maximální bodový zisk pro jednotlivá kritéria tvoří 100 bodů) lze například navrhnout jako minimum pro každé kritérium zisk 65 bodů. Což je 1/10 z celkového počtu bodů, který určuje hranici, kdy ještě lze zaměstnance považovat za způsobilého (viz dále). 1/10 proto, že je definováno deset kritérií.

Bodové hodnocení pro jednotlivá kritéria se vynásobí koeficientem určujících jejich váhu a výsledek se zapíše do posledního (výsledného) sloupce. Hodnoty tohoto výsledného sloupce se sečtou, čímž se získá hodnota určující způsobilost zaměstnance. Maximální hodnota tedy může činit 1000 bodů. Minimální hodnotu určující, že dotyčný zaměstnanec je považován za způsobilého, si může stanovit každá organizace podle svého uvážení. Měla by ale být stejná pro všechny zaměstnance. Za doporučenou hodnotu lze považovat zisk přibližně 2/3 bodů – tj. 650 bodů. 2/3 kritérium se například využívá i při personální certifikaci.

Některé výjimečné situace při hodnocení způsobilosti zaměstnanců

Příklad 1

Čerstvý absolvent vysoké školy nemůže být považován za nezpůsobilého, je-li v kritériu 4 „Praxe“ ohodnocen 0 body, protože neměl možnost získat praxi (snad s výjimkou praxe, kterou absolvoval během studia). Aby však tato skutečnost negativně neovlivnila celkové hodnocení, je dobré udělit v tomto kritériu počet bodů, který je desetinou minimální hodnoty určující celkovou způsobilost zaměstnance (v tomto případě to je 65 bodů).

Příklad 2

Jiná situace může nastat například u funkce „řidič nákladního vozidla“. Považujeme-li za odbornou znalost znalost dopravních předpisů a schopnost řídit nákladní vozidlo, která musí být doložena patřičným řidičským oprávněním, je nutné, aby v kritériu 1 „Odborné znalosti“ obdržel hodnocený zaměstnanec plný počet bodů tj. 10. Stěží by mohl být za způsobilého považován zaměstnanec, které by sice byl schopný řídit nákladní automobil, ale nevlastnil by patřičné řidičské oprávnění. Nic by ani nezměnila situace, kdyby v ostatních kritériích obdržel plný počet bodů.

Příklad 3

Organizace si může pro hranici způsobilosti pro jednotlivá kritéria stanovit i nižší počet bodů, než je 1/10 celkového počtu. Tento stanovený počet však musí být stejný pro všechna kritéria. Zaměstnanec by pak musel v jiných kritériích získat o to více bodů, aby získal dostatečný celkový počet bodů, který ho uzná způsobilým. To by nebyl problém. Organizace by mohla mít např. definovanou hranici pro jednotlivá kritéria 50 bodů a pro celkovou způsobilost hranici 650 bodů.

Problém by nastal ve chvíli, kdyby zaměstnanec získal ve všech kritériích hodnocení v rozmezí 50 – 65 bodů. Byl by tedy ve všech kritériích způsobilý, ale celkově by za způsobilého nemohl být považován, neboť by nedosáhl hranice 650 bodů. Toto je spíše extrémní případ, který má malou pravděpodobnost, že by v praxi nastal. Kdyby nastal, je velmi pravděpodobné, že by se organizace s takovýmto zaměstnancem „rozešla“, nebo by ho přeřadila na jinou funkci.

Definování hranice, pro posouzení způsobilosti u jednotlivých kritérií, nižší než 1/10 celkového počtu má smysl u některých dělnických profesí, kde nelze očekávat vysokou způsobilost např. k manažerským schopnostem, ale o to více se očekává způsobilost např. k technickým znalostem a dovednostem.
 
 

Závěrečné shrnutí

Význam hodnocení způsobilosti zaměstnanců spočívá v tom, že:

1) Organizace získá informace o tom, co vlastně její zaměstnanci doopravdy „vědí“. Pokud má dostupné informace, může povést srovnání s konkurencí (Benchmarking).
2) Výsledky hodnocení jsou ideálním podkladem pro plánování rozvoje a vzdělávání zaměstnanců.
3) Budou naplněny požadavky norem ISO 9000:2000.
4) Je nutností pro organizaci, která chce uplatňovat principy TQM na bázi EFQM modelu výjimečnosti.
 

V tomto příspěvku byly rozebírány dva přístupy k hodnocení způsobilosti:

* Personální certifikace, jejíž výhodou je nestranné posouzení ze strany certifikačního orgánu. Nevýhody spočívají v omezeném množství funkcí, pro které se lze certifikovat a vyšších finančních nákladech.

* Obecný model hodnocení způsobilosti zaměstnance, jehož výhodou je, že ho lze použít prakticky pro všechny pracovní funkce v organizaci. Další výhodou je, že získáváme pravidelně informace o úrovni znalostí a dovedností každého zaměstnance, na základě kterých lze naplánovat další rozvoj a vzdělávání zaměstnance. Nevýhodou je, že lze obtížně použít pro hodnocení vrcholového vedení.

Který způsob hodnocení způsobilosti firma pro jednotlivé funkce použije, záleží pouze na jejím rozhodnutí.

Obecně lze doporučit použít obecný model hodnocení způsobilosti pro dělnické profese, technické pracovníky, mistry a obecně pracovníky na střední úrovni řízení. U vybraných funkcí lze nechat vybrané zaměstnance certifikovat nezávislou certifikační organizací.

U vrcholového vedení organizace a vybraných vedoucích zaměstnanců lze jednoznačně doporučit certifikaci nezávislou certifikační organizací. Zejména proto, že organizace obvykle nemá dostatečně kvalifikovaného zaměstnance, který by byl schopen posoudit odborné znalosti těchto zaměstnanců a současně zachovat nestrannost.

Každá organizace si musí také uvědomit, že i dostatečně způsobilí zaměstnanci nemusí odvést dobrou práci, nejsou-li jim vytvořeny potřebné podmínky k práci. Je tedy nutné zabývat se způsobilostí pracovního prostředí a to zejména z hlediska:
- bezpečnosti
- hygieny
- komunikace
- mezilidských vztahů
- náročnosti ovládat stroje a zařízení, apod.
 

Závěrem je vhodné zdůraznit, že pro organizaci je způsobilost zaměstnanců naprostou nutností, chce-li obstát v tvrdém konkurenčním prostředí.
 
 

Literatura:

[1] NENADÁL, J.: Inovovaný model EFQM - orientace na výjimečnost. Kvalita 3-4/1999. 1999. str. 17 - 20.
[2] KOLEKTIV: Komentované vydání návrhu norem ISO/DIS 9000:2000, ISO/DIS 9001:2000, ISO/DIS 9004:2000. Praha 2000. Český normalizační institut. 233 stran.
[3] STÝBLO, J.: Moderní personalistika – trendy,inspirace, výzvy. Praha 1998. Grada. 1 vydání. 144 stran.
[4] NENADÁL, J.: Certifikace personálu a její role v řízení lidských zdrojů. Q Magazín č. 1/2000, http://www.fmmi.vsb.cz/639/ce01-cz.htm.